1.
ORIGEN DE LA PALABRA CONTROL Y DEFINICIONES.
Los contadores medievales recurrían al método
de contrarrotulus para revisar las cuentas mediante un doble registro. En la
época en que los mercaderes venecianos crearon el sistema de contabilidad por
partida doble con sus registros de “debe y haber” “activo y pasivo” y pérdidas y
ganancias”) que perdura hasta hoy en día, solían utilizar dos rollos de papel:
el deudor; que en latín vulgar de la época llamaban rotulus (rollo de papel o
de papiro), y el acreedor que llamaban contrarrotulus (rollo de verificación).
El
termino contrarrotulos paso al idioma francés como contrerolle, que más tarde
daría lugar a controle de ahí nació la palabra control, que pronto
evolucionaria hacia su actual interpretación de comprobación, inspección o
vigilancia, para adoptar mas adelante el significado de dominio, o mando, mejor
conocido actualmente como control.
De
contrerolle se derivó también la acepción controleur, nombre del oficial encargado
de llegar la cuenta de los gastos en el arma de artillería, que llego al idioma
español como contralor utilizado para denominar al ejecutivo responsable de los
asuntos contables. Financieros de una entidad económica. En algunos países es
el nombre asignado al funcionario o a la oficina contraloría que se encarga
principalmente de controlar los gastos entre otras tareas y responsabilidades
que la teoría administrativa moderna le ha conferido.
DEFINICIONES
CONTROL:
es una fase del proceso administrativo que se ocupa de la instauración de
cualquier medida que tomen la dirección general, los responsables del gobierno
y otro personal de la entidad, para administrar los riesgos e incrementar la
posibilidad de que se alcancen los objetivos y metas esperados. A través de
vigilar que las actividades se desarrollen conforme a lo establecido, y se
corrijan las desviaciones entre lo planeado y lo logrado tendiendo a evitar que
se repitan.
CONTROL
INTERNO: comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
que en forma coordinada adoptan la dirección general los responsables del
gobierno y otro personal de la entidad para salvaguardar sus activos y documentación
relevante; asegurar la razonabilidad y confiabilidad de su información
financiera y presupuestal, y la complementaria administrativa y operacional;
promover la eficiencia operativa, y estimular el acatamiento y adhesión a la
legislación, normatividad y a las políticas prescritas por la administración,
es un proceso que incluye las actividades que llevan a cabo todos los
miembros de una entidad económica para
proporcionar una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
CONTROLES
PREVENTIVOS
Son
aquellos con les que se anticipan en grado razonable a la ocurrencia de eventos
indeseables o inesperados; por lo tanto, son los más eficaces y por ende los más
rentables
CONTOLES
DETECTIVOS
Son
aquellos controles que permiten conocer detectar de manera oportuna,
desviaciones de los estándares o esperados
CONTROLES
CORRECTIVOS
Son
aquellos controles que establecen medidas de control para corregir conductas,
hechos o situaciones no deseables
CONTROLES
DIRECTIVOS
Son
aquellos controles que tienden a establecer condiciones o un ambiente que
favorezca el sistema de control interno en su conjunto
CONTROLES
CLAVE
Son
los controles o grupo de controles que ayudan a reducir un riesgo inaceptable a
un nivel tolerado, son aquellos necesarios para administrar riesgos asociados
con los objetivos críticos de negocio
CONTROLES
RELEVANTES A LA AUDITORIA
Son
los controles relativos a la integridad y exactitud de la información generada
por la entidad, y sobre los que se apoya el auditor para diseñar y aplicar los procedimientos
de auditoria. Los controles relativos a las operaciones y al cumplimiento con
la legislación normatividad y políticas prescritas por la administración,
pueden ser también relevantes cuando se relacionan con datos que el auditor evalúa
o utiliza al aplicar procedimientos de auditoria.
DEFICIENCIA
EN EL CONTROL INTERNO
Existe
deficiencia en el control interno cuando no existe control; o bien cuando un
control se diseña, implementa u opera de tal forma que no sirve para prevenir,
o detectar y corregir, oportunamente, riesgos en los procesos administrativos u
operacionales que se siguen en una entidad, o incorrecciones en sus estados
financieros.
DEFICIENCIA
SIGNIFICATIVA EN EL CONTROL INTERNO
Deficiencia,
o conjunto de deficiencias en el control interno que según el juicio
profesional del auditor (interno o externo) tiene la importancia suficiente
para merecer la atención de los responsables del gobierno de la entidad.
2.
PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CONTROL
·
PRINCIPIO DE EQUILIBRIO. A
cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control
correspondiente. De la misma manera, la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte; al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
·
PRINCIPIO DE LOS OBJETIVOS. Ningún
control será válido si no se fundamenta en los objetivo y si a través de él no
se evalúa el logro de los mimos por lo tanto es imprescindibles establecer medidas
específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo
establecido.
·
PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD. El
control, para que sea eficaz, debe ser oportuno es decir, debe aplicarse antes
de que se produzca el error; de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación
·
PRINCIPIO DE LAS
DESVIACIONES. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación
con los planes deben ser analizadas cuidadosamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron a
fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
·
PRINCIPIO DE Excepción a fin
de reducir costos y tiempo, el control debe aplicarse de preferencia a las
actividades excepcionales o representativas, delimitando de manera adecuada
cuales funciones estratégicas requieren control
·
PRINCIPIO DE LA FUNCION
CONTROLADA. La persona o función que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar
3. CONTROLES BÁSICOS DEL CONTROL.
- Un
plan de organización que proporcione la separación apropiada de
responsabilidades funcionales.
- Un
sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un
control razonable.
- Habilidades
sanas de seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y
servidor de la organización.
- Capacidad
del personal, proporcional a sus responsabilidades.
- Función
efectiva de auditoría interna.
4. CONTROLES BÁSICOS DE LA TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN.
PROGRAMA
DE SEGURIDAD EN TODA LA ENTIDAD. Establecer un programa de seguridad que
describa el propio programa y las políticas de seguridad a seguir, asi como los
procedimientos aplicables para tales efectos en los que se habrán de
considerar, de manera relevante, entre otros muchos aspectos. Aquellos procesos
de almacenamiento de respaldo y de eliminación de información importante.
CONTROLES
DE ACCESO. Para prevenir o detectar el acceso no autorizado a los sistemas y
bases de datos, se deberán establecer controles que restrinjan el acceso a la
seguridad física y lógica de los procesos de software.
DESARROLLO
Y MODIFICACIÓN DE APLICACIONES. El desarrollo y mantenimiento de aplicaciones y
el control de cambios con respecto a nuevos sistemas y a la modificación de los
actuales, deben tomar en cuenta las siguientes actividades de control:
- Documentación soporte de los
requerimientos
- Autorización para el
desarrollo de proyectos
- Revisión, previa y
aprobación de actividades de desarrollo y modificación, antes de poner los sistemas
a trabajar.
CONTROLES
DE PROGRAMAS DEL SISTEMA. El control del software del sistema esta representando
en el control y monitoreo del acceso para la utilización y cambios en las
aplicaciones del sistema
SEGREGACIÓN
DE FUNCIONES. La política de control que segrega funciones en una ambiente de tecnología
de la información es la misma que se aplica en los procesos manuales pro tanto
las tareas y las responsabilidades clave deben ser repartidas y asignadas a varios
empleados, y divididas en subunidades de las operaciones de la computadora.
CONTINUIDAD
DEL SERVICIO. Para asegurar una continuidad del servicio en caso de desastres (incluido
el sabotaje) es importante sostener o restablecer con prontitud las actividades
y la calidad del servicio deseado.
5. APLICACIÓN DEL CONTROL CON BASE EN SU DEFINICIÓN.
- RELACIÓN CON LO PLANEADO. Siempre
deberá existir control para verificar el logro de los objetivos establecidos en
la planeación
- MEDICIÓN. Para detectar las
desviaciones es imprescindible medir, comparando lo planeado con lo logrado.
- DETECTAR DESVIACIONES. Una de las
funciones básicas inherentes al control consistente en detectar las diferencias
que se presenta entre la planeación y la ejecución
- ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS.
Conlleva el propósito de prever y corregir errores
6. APLICACIÓN DEL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Una de las opciones más representativas para el tratamiento de los tipos
y características relativas al control es contemplándolo bajo la óptica del
proceso administrativo y las fases o elementos que lo componen con sus
respectivos objetivos.
La Norma de Información Financiera NIF postulados básicos, emitida por
el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información
Financiera CINIF vigente a partir del 1 de enero de 2006 establece, en relación
con el postulados denominado Entidad económica.
Existen muchas posturas, opiniones y pronunciamientos (tanto
institucionales como académicos o personales) sobre cuáles son esas fases o
elementos. Se recurrirá a la más comúnmente aceptada y utilizada, sin menoscabo
y respeto a otras tantas más.
·
Objetivo de planeación
·
Objetivo de organización
·
Objetivo de integración
·
Objetivo de dirección y control
7. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO.
- Objetivo del sistema contable
- Objetivo de autorización
- Objetivos de procesamiento y clasificación de
transacciones
- Objetivos de verificación y evaluación
- Objetivos de salvaguarda física
8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL INTERNO.
- Estimular el acatamiento y
adhesión a la legislación, normatividad y a las políticas prescritas por la
administración.
- Promover eficiencia operativa
- Asegurar la razonabilidad y
confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y la complementaria
administrativa u operacional.
9. ELEMENTOS
DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.
10. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO ANTE EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.
11. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR EXTERNO ANTE EL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
Es el profesional
independiente contratado para examinar
con un criterio y punto de vista independiente, de acuerdo con las
normas de la auditoria, para atestiguar, revisión y otros servicios
relacionados, los estados financieros de
su cliente, y cuyo objetivo es emitir una opinión respecto a dichos estados
financieros.
Este profesional puede obtener información importante para
consideración como:
- El entendimiento de la administración
de las causas reales o sospechosas de las deficiencias.
- Las excepciones que se
originan de las deficiencias que la administración puede haber notado.
- Una indicación preliminar de
las respuesta de la administración a los
resultados reportados o que fueron hechos de su conocimiento.
Comunicar
por escrito a los encargados del gobierno corporativo las deficiencias del
control interno como:
- Un
control se diseña, implementa u opera de
tal manera que no tenga capacidad de prevenir o detectar y corregir, errores en los estados
financieros.
- Falta
un control necesario para prevenir, o detectar y corregir, oportunamente errores en los estados financieros.
Deberá
comunicar de manera oportuna a la administración,
al nivel apropiado de responsabilidad:
- Las
deficiencias significativas en el
control interno que el auditor haya
comunicado, a menos que fuera inapropiado
comunicarle directamente a la administración, según las circunstancias.
- Otras
deficiencias, que otras partes no haya
comunicado previamente a la administración, que son de suficiente importancia
para ameritar la atención.
